Este post no os va a contar nada nuevo a muchos de vosotros, pero creo que el tema en cuestión puede concienciar a muchos sobre la importancia y necesidad de la documentación..
¿Quien debe documentar y que se debe documentar?
Todo el mundo y todo lo que necesites para realizar tus funciones de la forma más eficiente que puedas, los sysadmin deben documentar sus sistemas, estaciones, servidores y demás. Los administradores de red, todos los detalles de sus redes, routers, switches, cableados, ubicaciones de los IDF y MDF, así como los protocolos de enrutamiento o enrutados que pasen por sus redes, rosetas, etiquetas, etc., Los de Helpdesk, deben documentar sus procedimientos, actuaciones, seguimientos, contactos, etc. Los de seguridad, las políticas, procesos y procedimientos que se deben seguir, así como planes de actuación, auditorias, etc.
Evidentemente, solo he mencionado una parte muy diminuta de la cantidad de cosas que se deberían documentar, es más, la documentación no solo es para el sector profesional, en casa también conviene que documentemos por ejemplo, el SSID de nuestra wifi, la pass de la misma, el usuario y contraseña de nuestro router, equipo u equipos, configuraciones y software que utilizamos, etc. Nuestro cerebro funciona de una forma extraña, y por alguna razón cuando necesitamos recordar algo, simplemente somos incapaces de recordarlo y … bueno en este caso es cuando vienen las «hay madre mía».
Vale suena bien pero …..
Consideraciones a la hora de documentar
Bueno, aquí cada maestrillo tiene su librillo, da igual si documentas en ficheros de texto, hojas de calculo, en docs, o con powerpoint. Yo recomiendo siempre varias cosas:
1.) La documentación, siempre en 2 formatos, electrónico e impreso.
– Es una putada que se vaya la luz y no poder acceder a tu información.
2.) Tanto la documentación electrónica como impresa, siempre protegida y con acceso restringido al personal que realmente deba tener acceso a la misma.
3.) Tened siempre en cuenta la cantidad de datos que necesitáis, estructurarla en bloques lógicos.
4.) Pensad de que forma queréis acceder a esa documentación, vais a necesitar poder filtrar, realizar consultas, etc. Según como queráis acceder a la misma tendréis que seleccionar la herramienta que mejor se adapte.
5.) No os olvidéis de realizar backups.
6.) El ciclo de vida de la documentación es INFINITO, es vital que la documentación sea confiable, y para que esto ocurra debe estar actualizada constantemente, si no se actualiza, no sirve para nada.
Y esto es todo por ahora, ya iré escribiendo más sobre la documentación espero que este post os sea de ayuda…
Buenas, voy a contarte un secreto, somos una panda de vagos XD.
Y ahora en serio, yo suelo guardar todo, pero lo tengo muy repartido en diferentes sitios o aplicaciones para guardar nombres de usuario y contraseñas o tipos de acceso ftp,ssh,etc… ¿alguna aplicación o método para unificar todo?
Un saludo a todos 😉
Hombre, depende… puedes utilizar servicios tipo dropbox o Evernote pero siempre controlando que tipo de información subes, ya que te puede interesar tenerla cifrada o no. Hay mucha gente que utiliza wikis, sharepoint e incluso CVS tipo subversión, git, etc. es un tema complejo, como comento en el post es indispensable que información y como vas a acceder a ella, y a partir de eso ….
Hola, muy muy buen post.
En mi caso personal, nunca he encontrado una empresa donde tengan todo documentado. Normalmente hay varias cosas documentadas, pero generalmente están desactualizadas.
Yo llevo bastante tiempo buscando software open source, mayormente que sea cliente web, para gestionar documentación y contraseñas con mi equipo. Pero no encuentro nada que vaya acorde a mis necesidades.
Sabéis de alguna herramienta para gestionar documentación y datos para administradores de sistemas? Donde puedas introducir usuarios/passwords configuraciones, etc?
Muchas gracias y un saludo! @rubenfdez_se
Buenas Ruben, gracias por tu comentario.
Veamos, a mi me ha pasado mas o menos lo mismo que a ti. Todas las herramientas tienen sus pros y sus contras. Al final en mi caso, lo tengo todo unificado en Evernote Business, tanto mis snippets, configuraciones y documentación y como digo en el post siempre teniendo en cuenta lo sensible de la misma y cifrando lo necesario.
Antes he estado utilizando subversion con resultados muy positivos.
No se si te habrá servido de mucha ayuda, más adelante iré subiendo algunas plantillas de documentos que utilizo ya que veo que este tema inquieta a más de uno, para que los podáis adaptar a vuestras propias necesidades.
Muy buen consejo.