La documentación

cuadernoyboli

Este post no os va a contar nada nuevo a muchos de vosotros, pero creo que el tema en cuestión puede concienciar a muchos sobre la importancia y necesidad de la documentación..

Muchos diréis, documentar para que…. al final no sirve de nada…. excusas y más excusas. Ya sé que recopilar, estructurar, desarrollar y mantener la documentación es un trabajo ABURRIDO y poco gratificante, es más “entretenido” ir apagando fuegos y esos marrones que nos caen constantemente, olvidándonos de los términos DRY (Don’t Repeat Yourself), eficiencia, KISS (Keep It Simple Stupid), etc, etc…. realmente ¿esto nos hace mejores administradores? Sinceramente creo que no.

 

¿Quien debe documentar y que se debe documentar?

Todo el mundo y todo lo que necesites para realizar tus funciones de la forma más eficiente que puedas, los sysadmin deben documentar sus sistemas, estaciones, servidores y demás. Los administradores de red, todos los detalles de sus redes, routers, switches, cableados, ubicaciones de los IDF y MDF, así como los protocolos de enrutamiento o enrutados que pasen por sus redes, rosetas, etiquetas, etc., Los de Helpdesk, deben documentar sus procedimientos, actuaciones, seguimientos, contactos, etc. Los de seguridad, las políticas, procesos y procedimientos que se deben seguir, así como planes de actuación, auditorias, etc.

Evidentemente, solo he mencionado una parte muy diminuta de la cantidad de cosas que se deberían documentar, es más, la documentación no solo es para el sector profesional, en casa también conviene que  documentemos por ejemplo, el SSID de nuestra wifi, la pass de la misma, el usuario y contraseña de nuestro router, equipo u equipos, configuraciones y software que utilizamos, etc. Nuestro cerebro funciona de una forma extraña, y por alguna razón cuando necesitamos recordar algo, simplemente somos incapaces de recordarlo y … bueno en este caso es cuando vienen las “hay madre mía”.

Vale suena bien pero …..

1. Si no está documentado, me hago indispensable para la empresa ya que nadie sabe como está montado.
2. Me da pereza, y no sirve para nada.
3. No tengo tiempo físico para realizarla.
4. Eso solo es para dummies, los que saben de verdad no documentan nunca, soy un supermacho.
5. No documento porque no me pagan para ello.

 

Bien, estas excusas son algunas de las que me he cansado de discutir con amigos y compañeros a todos los niveles desde los que son “pros” a los que son “colegas”, vayamos por partes y según mi experiencia, al punto 1, el que piense así va por mal camino y he aquí mis alegaciones:

 

a) NADIE es indispensable en la empresa, y cuando digo NADIE es NADIE. Si no haces tu trabajo por muchas cosas que sepas que nadie mas sabe, lo siento majete pero te veo pronto en la cola del paro.
b) SIEMPRE hay alguien que será capaz de entender el qué y el como lo has realizado o se debe realizar eso que tu creías que nadie sería capaz de entender, y el resultado final será el mismo que el punto a.

 

A los del punto 2 y 3, les preguntaría que pasa si un día no estás y un compañero tiene que hacer una tarea en un servidor porque un servicio no está funcionando, del que ¿no se sabe por donde para el servidor?, ¿ni usuario?, ¿ni contraseña?, ¿ni como conectarse a él, por ssh, vnc, rdp, señales de humo?, ¿ip?… mmmm y  si le añadimos a la ensalada que dicho servicio deja sin poder trabajar a 10 personas durante varias horas?, bueno en este caso, es muy probable que acabes en la cola del paro también…

 

Bueno, la gente que he conocido lo suficientemente sobrados para contestar los puntos 4 y 5… duraron menos  en sus empresas que una bolsa de caramelos en la puerta de un colegio.

 
Consideraciones a la hora de documentar

Bueno, aquí cada maestrillo tiene su librillo, da igual si documentas en ficheros de texto, hojas de calculo, en docs, o con powerpoint. Yo recomiendo siempre varias cosas:

1.) La documentación, siempre en 2 formatos, electrónico e impreso.

– Es una putada que se vaya la luz y no poder acceder a tu información.

2.) Tanto la documentación electrónica como impresa, siempre protegida y con acceso restringido al personal que realmente deba tener acceso a la misma.

3.) Tened siempre en cuenta la cantidad de datos que necesitáis, estructurarla en bloques lógicos.

4.) Pensad de que forma queréis acceder a esa documentación, vais a necesitar poder filtrar, realizar consultas, etc. Según como queráis acceder a la misma tendréis que seleccionar la herramienta que mejor se adapte.

5.) No os olvidéis de realizar backups.

6.) El ciclo de vida de la documentación es INFINITO, es vital que la documentación sea confiable, y para que esto ocurra debe estar actualizada constantemente, si no se actualiza, no sirve para nada.

Y esto es todo por ahora, ya iré escribiendo más sobre la documentación espero que este post os sea de ayuda…

Detalles a tener en cuenta para seleccionar que versión de EVERNOTE nos interesa.

Todos conocéis mi preferencia por evernote, es una herramienta realmente flexible y de la  que se le puede sacar mucho provecho, pero a la hora de elegir que versión nos interesa (free,premium o business), a veces nos podemos “despistar” y no seleccionar la versión que más se ajuste a nuestras necesidades, para ayudaros un poco y bajo mi experiencia con la herramienta, voy a intentar explicaros un par de cosas a tener en cuenta.

  1. ¿Váis a tener que compartir libretas con otros usuarios?¿con clientes?¿compañeros?
  2. ¿Vais a manejar muchos ficheros y/o notas?¿Se van a actualizar muy amenudo?

Estas son algunas preguntas  clave para empezar a mirar hacia la versión correcta que tenemos que utilizar, os voy ha hablar un poco del tema de las libretas compartidas.

Las libretas compartidas sirven para compartir las notas (y el contenido de las mismas, ya sean archivos, imagenes, audio, etc) con otras personas, una cosa muy útil, pero ojo hay un detalle que no se nos puede escapar, el tráfico de subida. Las 3 versiones de evernote tienen distintas capacidades de subida de datos, la free (60 mb), la premium 1 GB, y la business 2 GB x usuario para las libretas business y 2 gb para cada usuario para sus libretas personales, y adicionalmente a este detalle esta:

El tráfico de subida a una libreta compartida se computa al usuario que la ha compartido

Esto significa que si un usuario de premium con 1 GB, comparte con otros 2 usuarios (con versión free) una libreta, el tráfico de lo que se suba a esa carpeta se le computará al que la ha compartido, en este caso el usuario premium. Esto puede suponer un pequeño problema, si en esa libreta se crean varias notas con varios ficheros, puede ocurrir que en muy poco tiempo, cuestión de unos dias, el usuario de la cuenta premium se quede sin “capacidad” de subir más archivos hasta que pase el mes.

El tráfico de subida de las cuentas es mensual, en el ejemplo el usuario premium tiene 1GB mensual de subida cada mes

¿Veis a que me refería? Bueno, además de esto hay que tener en cuenta otra cosa:

Si una nota con archivos, es leida, dicha nota queda marcada como “modificada” y se sube completa.

Esto si es una cosa que despista, si se sube una nota con un archivo de 1 mb, y otro usuario mira la nota, la nota se marca como modificada y se actualiza, esto repercute en el tráfico de subida, ya que es como si hubiesemos actualizado la nota y vuelve a subir 1 mb, que además en nuestro caso, computaria al tráfico de subida de la cuenta premium.

Todos estos detalles que os he contado han sido descubiertos tras realizar innumerables pruebas, me gusta tener claro como funciona una herramienta y estos detalles no aparecen por ningún sitio y considero que pueden ayudar a otros a seleccionar correctamente la versión que les interese.

Espero que os haya servido de ayuda. Más adelante iré posteando otros “detalles” a tener encuenta.

@fpalenzuela